Las nuevas normas garantizarán que los documentos públicos emitidos en un país de la Unión serán aceptados como auténticos en otro Estado miembro sin necesidad de llevar una estampilla de autenticación o apostilla como es el caso hasta ahora, lo que ahorrará tiempo y dinero a los ciudadanos.

También se suprime la obligación para que los ciudadanos faciliten siempre una copia compulsada o una traducción jurada de sus documentos públicos.

Y para evitar la necesidad de aportar traducciones certificadas las nuevas normas introducen unos formularios multilingües estándar como ayuda a la traducción que se adjuntarán a los documentos y que servirán para los certificados de nacimiento, fe de vida, fallecimiento, matrimonio o certificado de soltería, unión de hecho registrada, domicilio y/o residencia, y ausencia de antecedentes penales.

A fin de minimizar el riesgo de fraude de la documentación, las normas incorporan salvaguardias. Así, si las autoridades de otro Estado miembro que recibe los documentos tienen dudas "fundadas" sobre la autenticidad podrá comprobarla ante la autoridad de expedición en el otro país a través del actual Sistema de Información del Mercado Interior (IMI).

Las nuevas normas tienen por objetivo reducir los costes y los trámites teniendo en cuenta más de 14 millones de ciudadanos europeos viven en otro Estado miembro distinto del suyo, pero sólo afectan la autenticidad, lo que significa que los Estados miembros seguirán aplicando sus normas sobre el reconocimiento del contenido y los efectos de un documento público expedido por otro país de la UE.

Las normas abarcar los documentos relativos al nacimiento, fe de vida, defunción, nombre, matrimonio y estado civil, divorcio, separación legal o anulación del matrimonio, unión de hecho registrada, así como la cancelación del registro de una unión de hecho, separación judicial o anulación de una unión de hecho registrada. También incluyen los documentos de filiación, adopción, domicilio o residencia, nacionalidad y ausencia de antecedentes penales.

Asimismo, se aplicará a los documentos que los ciudadanos deben presentar para votar o presentarse como candidatos a elecciones municipales o europeas.

Los Estados miembros tendrán un plazo de dos años y medio a partir de la entrada en vigor gradual de las nuevas normas, para adoptar las medidas necesarias para aplicarlas. Las nuevas normas serán de aplicación plena a partir de 2019.

La Eurocámara ha incluido una cláusula para revisar las nuevas reglas en un plazo de dos años y contemplar la posibilidad de extenderlas a otros documentos públicos relativos al estatus legal y representación de una empresa, diplomas y otros documentos académicos y certificados de minusvalía.

La Comisión y los Estados miembros estarán obligados además a informar a los ciudadanos de las nuevas normas a través de Internet y el portal de e-Justicia a petición de la Eurocámara.

La comisaria de Justicia, Vera Jourová, ha asegurado que las nuevas normas son "buenas noticias" para los ciudadanos que se mudan a otro país comunitario ya sea "para estudiar o trabajar" dado que ponen fin a trámites burocráticos "largos y costosos" por ejemplo para "poder casarse o conseguir un trabajo en el país en el que residen" y por tanto les ayudará "a circular fácilmente por toda la Unión Europea".

La eurodiputada ponente de las nuevas normas, la socialista luxemburguesa Mady Delvaux, ha defendido que la votación "supone un primer paso" para reducir trámites "tediosos" y ha subrayado la importancia de "la cláusula de revisión" incluida para explorar en el futuro incluir otros documentos como "diplomas universitarios o certificados de minusvalía" a pesar de "la oposición de parte de los países".